1. Lưu đồ quá trình giao nhận hàng hóa:
2. Mô tả lưu đồ quá trình giao nhận hàng hóa:
2.1 Tiếp nhận thông tin và kế hoạch giao nhận hàng hóa.
Phó giám đốc thương vụ/Đội trưởng kho hàng tiếp nhận thông tin, kế hoạch và xem xét các thông tin và nguồn lực liên quan đến việc giao nhận hàng hóa bao gồm:
– Hồ sơ giao nhận hàng hóa: Lệnh giao hàng, tên tàu, tên chủ hàng, hàng nhập hay xuất, loại hàng, số bill of loading; Packing list; sơ đồ hầm hàng.
– Nhân lực và các phương tiện, thiết bị hỗ trợ trong quá trình giao nhận.
– Khu vực kho, bãi xếp dỡ, bảo quản hàng hóa..
Đảm bảo sẵn sàng cho quá trình giao nhận hàng hóa theo quy định.
2.2 Kiểm tra tình trạng hàng hóa.
Trên cơ sở kế hoạch, hồ sơ hàng hóa, nhân viên giao nhận hàng hóa phối hợp với chủ hàng hoặc đại diện tàu, bộ phận liên qua kiểm tra hàng hóa trước khi xếp dỡ, giao nhận.
Tùy theo từng chủng loại hàng hóa nhân viên giao nhận có thể kiểm tra hoặc phối hợp kiểm tra trong quá trình xếp dỡ, nội dung kiểm tra gồm.
+ Kiểm tra hồ sơ hàng hóa: Đối chiếu các hóa đơn, lệnh xuất hàng, chứng từ xuất/nhập trước đó (nếu có) phiếu xuất xứ hàng hóa, danh mục hàng hóa…
+ Kiểm tra thực tế: Tùy theo từng loại hàng hóa có thể kiểm đếm hoặc kiểm soát theo từng ký hiệu, mã hiệu, kiện, thùng, lóng, số lượng…hiện trạng hàng hóa.
Căn cứ kết quả kiểm tra, Đại diện kho hàng cảng phối hợp với đại diện chủ hàng/ tàu tiến hành xác nhận khối lượng hàng hóa theo Giấy kiểm nhận hàng với tàu theo BM.KHKD.03.01; Giấy kiểm nhận hàng hóa tại kho, bãi theo BM.KHKD.03.02.
– Trong điều kiện hàng hóa đảm bảo yêu cầu thì thì nhân viên giao nhận lập Giấy vận chuyển hàng theo BM.KHKD.03.03 và tiến hành vận chuyển.
– Trường hợp hàng hóa bị hư hỏng, sứt bẻ, rách vỡ…phối hợp với chủ hàng, các bộ phận liên quan (vượt thẩm quyền thì báo cáo Đội trưởng kho hàng) lập Biên bản hư hỏng đổ vỡ theo BM.KHKD.03.04a; BM.KHKD.03.04b.
Hàng hóa sau khi xử lý đạt yêu cầu và có sự thống nhất của các bên liên quan thì tiến hành các thủ tục xếp dỡ giao nhận hàng hóa. Nếu không đạt yêu cầu thì phối hợp chủ hàng, các bộ phận liên quan cách ly hàng hóa (không cho xếp dỡ, giao nhận hàng hóa đó) và lập Biên bản xử lý hàng hóa theo BM.KHKD.03.04c.
2.3 Nhập/giao nhận hàng hóa.
Sau khi kiểm tra hàng hóa, nhân viên giao nhận phối hợp chủ hàng hoặc đại diện tàu, bộ phận kho bãi, bộ phận xếp dỡ vận chuyển, sắp xếp hàng lên xuống tàu/nhập kho bãi và hoàn tất các thủ tục liên quan bao gồm:
+ Giấy kiểm nhận hàng với tàu (hàng bao, kiện, thùng..) BM.KHKD.03.01.
+ Giấy kiểm nhận hàng tại kho, bãi BM.KHKD.03.02.
+ Giấy vận chuyển hàng. BM.KHKD.03.03.
+ Biên bản hư hỏng đổ vỡ BM.KHKD.03.04a,b.
+ Biên bản xử lý hàng hóa (nếu có) BM.KHKD.03.04c.
+ Biên bản kết toán giao, nhận hàng với tàu BM.KHKD.03.05.
+ Biên bản kết toán hàng nhập kho (bãi) BM.KHKD.03.06.
+ Biên bản kết toán hàng xuất kho (bãi) BM.KHKD.03.07.
– Cuối ca sản xuất, nhân viên giao nhận lập và ký các biểu mẫu với chủ hàng, tàu hoặc người được uỷ quyền về hàng hóa đã thực hiện trong ca sản xuất về số lượng, trọng lượng và những hàng hóa bị hư hỏng, đổ vỡ…Ký xác nhận năng suất (cấp phiếu công tác) cho công nhân trong dây chuyền sản xuất, viết đúng quy trình xếp dỡ đã thực hiện.
– Đội trưởng kho hàng theo dõi tổng hợp số liệu hàng hoá xuất, nhập nội thực hiện cho từng con tàu đồng thời kết toán khi đã kết thúc xếp dỡ hàng hóa.
– Cán bộ trực ban theo dõi tổng hợp số liệu hàng hoá xuất, nhập khẩu thực hiện cho từng con tàu và cung cấp kịp thời cho Bộ phận thương vụ kết toán hàng hóa.
Trong quá trình giao nhận hàng hóa, nếu có phát sinh các bất thường như Hàng hóa không đúng với lược khai hoặc lệnh làm hàng, không rõ ràng ký mã hiệu, không phân biệt được hàng hóa thuộc bill nào, … Nhân viên giao nhận phải xử lý theo thẩm quyền và báo cáo PGĐ Thương vụ để xử lý.
2.4 Bảo quản hàng hóa:
Công tác tổ chức bảo quản hàng hóa lưu kho bãi: Phân cấp, giao quyền, giao trách nhiệm mỗi một kho hoặc một khu vực bãi hoặc một lô hàng cụ thể sẽ có một nhân viên quản lý (có quyền lợi và trách nhiệm tương tự như chủ máy móc, thiết bị) để theo dõi, kiểm tra, báo cáo kịp thời tình trạng bảo quản, lưu kho bãi hàng hóa.
Trong quá trình nhập hàng hóa, lưu kho bãi Đội kho hàng phải đảm bảo một số nội dung sau:
a- Trước khi sắp xếp hàng hóa vào kho bãi: Kho hàng phối hợp bộ phận xếp dỡ chuẩn bị nơi, vị trí sắp xếp hàng hóa:
+ Dọn vệ sinh mặt bằng, thu dọn chướng ngại vật.
+ Chuẩn bị pallet kê lót, bạt…(nếu có yêu cầu).
+ Kiểm tra hệ thống chiếu sáng, hệ thống nền, mái, hệ thống thoát nước…
b- Trong quá trình vận chuyển, xếp dỡ:
– Trong cùng một kho/bãi có thể xếp nhiều loại hàng nếu chủ hàng đồng ý.
– Xếp theo thứ tự từng lô hàng, hết lớp này đến lớp khác. Trừ lối đi cách tường kho 1m, cách cột giữa kho 0,5m. Thực hiện theo Hướng dẫn xếp dỡ hàng hóa HD.TCCB-LĐ.01.
c- Sau khi kết thúc công việc:
– Nhân viên kho phải quét, thu gom hàng hóa rơi vãi (nếu có).
– Dọn bao rách vỡ để riêng một nơi gần lô hàng để sau khi nhập hoặc xuất hết lô hàng, mời chủ hàng xác nhận cho đóng gói lại tránh hao hụt hàng hóa.
– Hết ca, kiểm tra điện trong kho, khoá cửa kho cẩn thận, lập các phiếu nhập (xuất) hàng có chủ hàng ký xác nhận, ghi sổ giao ca của kho hàng.
d-Yêu cầu đối với công tác bảo quản hàng hóa.
– Một số yêu cầu bảo quản đối với nhóm hàng bao, bịch:
+ Lưu trong kho kín, che bạt khi cần thiết.
+ Nền kho luôn khô ráo sạch sẽ, nếu về mùa trời nồm hoặc độ ẩm cao thì phải có phương án đảm bảo.
+ Không được dùng các loại móc thủ công để móc vào vỏ bao trong khi xếp dỡ, xuất nhập hàng.
+ Lô hàng phải luôn ngay hàng, thẳng lối, xếp giật cấp, qua đầu bao…để bảo đảm sự chắc chắn, không xô lệch tránh tình trạng đổ vỡ…
+ Nếu phát hiện hàng hóa bị rơi vãi do rách vỡ bao phải được thu gom hoặc đóng bao lại kịp thời để hạn chế tổn thất.
+ Nếu phát hiện thấy vỏ bao bị bẩn, ẩm ướt…thì phối hợp chủ hàng tiến hành cho lau chùi, khắc phục trước khi xuất kho.
– Một số yêu cầu bảo quản đối với nhóm hàng Đá rời, Quặng rời các loại:
+ Lưu trên bãi betong và được phân theo khu vực cho từng chủ hàng/lô hàng cụ thể.
+ Quy hoạch, sắp xếp các giải phân cách cố định hoặc di động để ngăn hàng, ngăn nước…
+ Mặt bãi thoát nước tốt, có hệ thống thu thoát nước đầy đủ.
+ Trước và sau khi nhập, xuất hàng phối hợp chủ hàng tiến hành vệ sinh bãi sạch sẽ vừa đảm bảo chất lượng hàng hóa vừa đảm bảo công tác vệ sinh môi trường.
+ Khi nhập hàng vào bãi phải cho đổ, vun đống gọn gàng trong khuôn viên bãi quy định.
+ Hàng ngày tiến hành kiểm tra tình trạng hàng hóa lưu bãi, nếu phát hiện rác thải, lá cây, tạp chất…rơi vào đống hàng thì phải cho thu gom, bóc tách sạch sẽ.
– Một số yêu cầu bảo quản đối với nhóm hàng Sắt thép, Thiết bị, Gỗ cây:
+ Lưu trên bãi betong hoặc bãi thảm nhựa; mặt bãi sạch sẽ, bằng phẳng có hệ thống thu thoát nước tốt.
+ Khi xếp hàng vào bãi phải có vật liệu chèn lót cẩn thận và phù hợp với đặc thù từng loại hàng.
+ Bố trí người trực canh gác, bảo quản hàng hóa khi cần thiết.
+ Có giải phân cách mềm hoặc dây giới hạn cảnh báo không phận sự miễn vào để đảm bảo an ninh, an toàn.
+ Hàng ngày tiến hành kiểm tra tình trạng hàng hóa lưu bãi, nếu phát hiện rác thải, nguy cơ cháy nổ, hoặc các nguy cơ mất an toàn hàng hóa…thì phải báo cáo kịp thời.
e- Kiểm tra kho/bãi.
– Kiểm tra định kỳ: Một tháng một lần, Bộ phận kho hàng phối hợp với Kỹ thuật Xí nghiệp, Phòng điều độ tiến hành kiểm tra tổng thể công tác bảo quản hàng hóa, cơ sở hạ tầng, hệ thống thiết bị liên quan kho/bãi, lập biên bản kiểm tra kho, bãi theo biểu mẫu BM.KHKD.03.08.
– Kiểm tra thường xuyên/đột xuất: Đội trưởng/đội phó kho hàng Kiểm tra hàng ngày tình trạng giao nhận hàng hóa bao gồm số lượng, chất lượng, tình trạng bảo quản hàng hóa kịp thời thông báo cho PGĐ.ThV và chủ hàng nếu phát hiện bất thường có ảnh hưởng đến lô hàng, lập phiếu xử lý dịch vụ không phù hợp theo quy định của Quy trình thực hiện hành động khắc phục và kiểm soát rủi ro QT.LĐ.02 báo cáo PGĐ Thương vụ để xử lý.
Hoàn tất và xác nhận hồ sơ hàng hóa nhập kho, bãi theo Giấy kiểm nhận hàng tại kho, bãi BM.KHKD.03.02, trên cơ sở đó lập Biên bản kết toán hàng nhập kho (bãi) BM.KHKD.03.06.
2.5 Xuất/Giao nhận hàng hóa:
– Đội trưởng kho hàng tiếp nhận Lệnh xuất kho, bãi hoặc bằng văn bản từ PGĐ Thương vụ, chủ hàng hoặc bộ phận khai thác – điều độ sau đó triển khai tới nhân viên kho hàng. Nhân viên kho hàng trên cơ sở Lệnh xuất hàng làm thủ thục xuất kho, bãi đối với hàng hóa được yêu cầu xuất kho, bãi.
– Xuất theo sơ đồ lô hàng đã xếp hàng, xếp sau xuất trước (xuất cuốn chiếu).
– Trong quá trình xuất hàng, chỉ xuất hàng hóa đảm bảo chất lượng, nếu có hàng hóa bị rách vỡ, hư hỏng, tuột chỉ… cán bộ giao nhận cách ly, lập Báo cáo không phù hợp, Hành động khắc phục và kiểm soát rủi ro theo quy định của Quy trình thực hiện hành động khắc phục và kiểm soát rủi ro QT.LĐ.02 trình Phó Giám đốc thương vụ xử lý và thông báo cho chủ hàng.
– Nhân viên kho hàng lập phiếu xuất kho, ghi chép các số liệu rõ ràng, chính xác, tổng hợp số liệu từng ca, từng lô hàng và xác nhận các thông tin liên quan trong việc giao nhận hàng hóa. Phối hợp với các bộ phận liên quan để xác nhận đảm bảo hàng hóa và hồ sơ xuất kho, bãi đúng theo quy định.
– Hoàn tất và xác nhận hồ sơ hàng hóa xuất kho, bãi tương tự như khi nhập.
Lưu ý: Đối với hàng hóa xuất, nhập thẳng xe – tàu thì các bước công việc thực hiện tương tự như trên, tuy nhiên chỉ khác biệt là hàng hóa không qua kho/bãi.
