1. Lưu đồ quá trình tiếp nhận và khai thác tàu.
2. Diễn giải lưu đồ:
2.1 Tiếp nhận thông tin dự báo tàu đến và lập kế hoạch tiếp nhận tàu.
Phó Giám đốc khai thác và Bộ phận Khai thác – Điều độ tiếp nhận và vào sổ các thông tin tàu đến theo BM.KHKD.02.01 gồm thời gian dự kiến tàu đến phao số 0, các thông số kỹ thuật của tàu, loại hàng từ chủ hàng, chủ tàu, Đại lý hàng hải đảm bảo các thông tin đầy đủ và chính xác.
Trưởng Bộ phận Khai thác – Điều độ căn cứ thông tin tiếp nhận được cập nhật bảng thông tin dự kiến tàu đến theo BM.KHKD.02.02, báo cáo Lãnh đạo Xí nghiệp.
Bộ phận Khai thác – Điều độ tiếp nhận xác báo tàu đến và rời cảng của Chủ tàu, Đại lý hàng hải,…theo mẫu của luật hàng hải, đảm bảo thông tin đầy đủ chính xác. Nếu thông tin không đầy đủ chính xác, Bộ phận Khai thác – Điều độ cần thông báo lại ngay cho khách hàng yêu cầu khách hàng lập lại xác báo.
Trên cơ sở Xác báo của khách hàng, Bộ phận khai thác- Điều độ Xác báo kế hoạch cho chủ tàu, Đại lý tàu biển, chủ hàng kế hoạch tiếp nhận tàu để xếp dỡ hàng hóa, chậm nhất là 24 giờ trước khi tàu đến phao số 0.
2.2 Tiếp nhận thông tin Order tàu đến, lập kế hoạch tiếp nhận tàu và KH sản xuất trong ngày.
Chủ tàu, Đại lý hàng hải, phải Order cầu bến, tàu lai (nếu có) gửi Bộ phận điều độ-khai thác chậm nhất 12 giờ đồng hồ trước khi tàu đến phao số 0.
Đối với các tàu nội địa, muộn nhất là ngay sau khi cập cầu phải nộp về Bộ phận Khai thác-Điều độ bản khai chung, danh sách thuyền viên, sơ đồ chất xếp hàng (nếu có).
Sau khi có các thông tin chính xác ngày giờ tàu đến cảng và đã chuẩn bị các điều kiện sẵn sàng làm hàng, Trưởng bộ phận Khai thác Điều độ tiến hành lập Kế hoạch tiếp nhận, điều động tàu vào cầu và kế hoạch sản xuất trong ngày theo BM.KHKD.02.03 trình Lãnh đạo Xí nghiệp phê duyệt, báo cáo Phòng KHKD qua email trước 9h00 hàng ngày. Kế hoạch sản xuất trong ngày phải phù hợp với quy định hiện hành và năng lực của Xí nghiệp, đảm bảo:
- Năng suất, hiệu quả, giải phóng tàu nhanh, đáp ứng kế hoạch điều động tàu theo yêu cầu của Chủ hàng, Chủ tàu và Đại lý hàng hải…
- Thứ tự ưu tiên trong việc tiếp nhận tàu:
- Các tàu chở hàng Container (tàu nào đến trước tiếp nhận vào cầu trước).
- Các tàu khác căn cứ vào lịch xác báo tàu đến, lịch làm hàng của Chủ tàu, Đại lý hàng hải, chủ hàng và tình hình phương tiện thiết bị, khả năng giải phóng tàu của Cảng.
- Trường hợp tàu đã cập bến nhưng vì lý do chủ quan của khách hàng phải ngừng làm hàng hoặc chưa có kế hoạch làm hàng thời gian từ 06 giờ đồng hồ trở lên thì phải nhường bến cho các tàu khác có nhu cầu làm hàng ngay và liên tục sau khi cập bến.
2.3 Tiếp nhận tàu vào cầu, thông báo kế hoạch và triển khai cung cấp dịch vụ.
Trên cơ sở Kế hoạch tiếp nhận, điều động tàu vào cầu và kế hoạch sản xuất trong ngày được phê duyệt, Bộ phận Khai thác Điều độ thông báo đến Chủ tàu, Đại lý hàng hải, chủ hàng, Công ty cung cấp dịch vụ lai dắt tàu và các bộ phận liên quan về kế hoạch tiếp nhận, điều động và khai thác tàu, yêu cầu các bộ phận:
- Tổ cầu bến chuẩn bị cầu bến, buộc, mở dây, tiếp nhận và điều động tàu an toàn.
- Tổ dịch vụ sẵn sàng cung cấp các dịch vụ cần thiết theo yêu cầu của Chủ hàng, chủ tàu và Đại lý hàng hải… trên cơ sở điều kiện hiện có của cảng.
- Tổ Bốc xếp đảm bảo nhân lực, phương tiện, thiết bị, công cụ, dụng cụ sẵn sàng thực hiện kế hoạch tác nghiệp sản xuất.
- Các tổ, bộ phận liên quan đảm bảo nhân lực, phương tiện, thiết bị, công cụ, dụng cụ sẵn sàng thực hiện kế hoạch tác nghiệp sản xuất.
Trước khi tàu cập Cảng chậm nhất 6 tiếng đồng hồ, Bộ phận Khai thác Điều độ thông báo chủ hàng trực tiếp đến phòng Điều độ để làm thủ tục Đăng ký làm hàng theo mẫu BM.KHKD.02.05, sau đó triển khai kịp thời cho các Bộ phận liên quan thực hiện công tác tiếp nhận tàu vào cầu và triển khai cung cấp các dịch vụ bốc xếp theo Hướng dẫn xếp dỡ hàng hóa HD.TCCB-LĐ.01; cung cấp dịch vụ hàng hải theo QT.KHKD.05; giao nhận hàng hóa theo QT.KHKD.03.
Trường hợp có thay đổi đột xuất, Bộ phận Điều độ khai thác phải thông báo kịp thời đến các bộ phận nói trên.
2.4 Kiểm tra giám sát.
Trực ban Điều độ chỉ đạo, giám sát tình hình sản xuất của các đơn vị theo đúng kế hoạch, xử lý các vấn đề phát sinh trong ca và ghi chép vào Sổ nhật ký sản xuất theo BM.KHKD.02.04.
Trong quá trình tiếp nhận và khai thác tàu, nếu phát hiện các dịch vụ được cung cấp trái với quy định hiện hành, Trực ban điều độ có trách nhiệm xử lý theo thẩm quyền trước khi lập báo cáo dịch vụ không phù hợp theo BM.LĐ.02.01 báo cáo Phó Giám đốc thương vụ theo quy định của Quy trình thực hiện hành động khắc phục và kiểm soát rủi ro QT.LĐ.02.
2.5 Thủ tục tàu rời cầu cảng.
Sau khi các bộ phận trực tiếp đã hoàn tất công tác xếp dỡ hàng hóa, cung cấp các dịch vụ hàng hải theo yêu cầu của khách hàng. Trưởng bộ phận Khai thác-Điều độ căn cứ thực tế ngày giờ tàu đến, ngày giờ tàu cập Cảng, ngày giờ kết thúc làm hàng, ngày giờ tàu dự kiến rời Cảng để cập nhật thông tin vào sổ Nhật ký tàu đến Cảng theo BM.KHKD.02.06 và lên Phiếu xác nhận thời gian tàu cập Cảng theo
